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　　關(guān)鍵詞：人事檔案管理；問題；發(fā)展策略

　　人事檔案源于人事管理活動(dòng)，是對(duì)職工績(jī)效與個(gè)人經(jīng)歷的記錄。改革開放以來，我國(guó)人事檔案管理不斷向著制度化、現(xiàn)代化以及規(guī)范化的方向發(fā)展。同時(shí)，隨著人事制度的革新與企業(yè)管理方式的變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方式開始逐步顯現(xiàn)出一些問題與不足，影響著人事檔案管理的發(fā)展。因此，研究目前人事檔案管理存在的問題，并提出相應(yīng)的對(duì)策，是當(dāng)前新形勢(shì)下推進(jìn)人事檔案管理工作不斷進(jìn)步的必然要求。

　　1 我國(guó)人事檔案管理存在的問題

　　1.1 人事檔案管理的意識(shí)不足

　　人事檔案管理意識(shí)淡薄主要表現(xiàn)在人事檔案工作不被重視、相關(guān)設(shè)備配置低等方面。由人事檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性質(zhì)的工作，它服務(wù)于企業(yè)的人事組織工作。同時(shí)人事檔案管理的對(duì)象眾多，工作量大，利用范圍相對(duì)較小。所以有一部分單位不重視人事管理工作，對(duì)工作所要求的軟件以及硬件設(shè)施配給不足。在日常工作中，人事檔案管理的主要內(nèi)容是保管與儲(chǔ)存，其利用率偏低，利用人事檔案的意識(shí)淡薄。

　　1.2 人事檔案使用效率低

　　傳統(tǒng)的人事檔案管理方法依然是目前很多單位的人事檔案管理模式。在先關(guān)配備資源方面，存在管理手段落后，硬件設(shè)備投入低等狀況、人事檔案管理離現(xiàn)代化的管理水平還有很大差距�，F(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)管理手段應(yīng)用范圍小，只是起著輔助性的作用。沒有完善的檔案管理軟件以及高素質(zhì)的管理人員，這樣檔案管理就不能為外界提供服務(wù)。在日常的檔案錄入工作中，人事檔案的具體數(shù)據(jù)等信息也未經(jīng)有效核實(shí)。

　　在人事檔案的信息服務(wù)以及內(nèi)外交流方面，由于傳統(tǒng)的人事檔案儲(chǔ)存方式為紙質(zhì)載體，這樣就造成信息查詢的不便。人事檔案信息利用和開發(fā)的深度和廣度也因?yàn)槠浞忾]性而受到制約。同時(shí)，傳統(tǒng)的人事檔案管理把檔案信息作為一種機(jī)密信息，對(duì)檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格的保護(hù)，這也一定程度上降低了人事檔案的利用效率。

　　1.3 人事檔案公信力不足

　　檔案記錄的真實(shí)性以及準(zhǔn)確性是人事檔案發(fā)揮作用的基礎(chǔ)和前提。內(nèi)容失真的人事管理檔案會(huì)嚴(yán)重影響檔案的公信度。由于一些單位的人事部門在進(jìn)行材料審核時(shí)把關(guān)不嚴(yán)、檢查過少等因素，一些虛假的材料進(jìn)入人事檔案中，這使得人事檔案的可信度大大降低。

　　人事檔案失真的具體表現(xiàn)為檔案記錄內(nèi)容與實(shí)際狀況相差較大。人員信息更新不及時(shí)，在具體的記錄字段中，常常出現(xiàn)職務(wù)、工作、職稱缺失等現(xiàn)象。同時(shí)，有些單位的人事管理檔案比較注重歷史信息，在對(duì)人員信息的統(tǒng)計(jì)上過分注重政治歷史、政審材料等收集上。對(duì)于個(gè)人科研成果、工作業(yè)績(jī)等信息收集不完備。導(dǎo)致人事檔案無法為使用者提供所需信息的問題。

　　1.4 人事檔案人員配備不足

　　人事檔案管理對(duì)從事人員具有較高的專業(yè)性要求。中組部《干部檔案工作條例》中國(guó)明確規(guī)定："每管理一千人的檔案需配備1名專職干部，有業(yè)務(wù)知道人物的單位要配備相應(yīng)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員。"[1]但是，目前很多單位檔案管理從事人員配備過少，檔案管理者通常是兼職管理者，檔案管理只是他們的輔助工作。而且，目前人事檔案管理的很多從事者都缺乏檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)。面對(duì)不斷增加的人事檔案規(guī)模，檔案管理從事人員數(shù)目相對(duì)過少，導(dǎo)致從事人員超負(fù)荷工作，其積極性以及責(zé)任心也會(huì)隨著降低。

　　2 新形勢(shì)下人事管理工作的對(duì)策

　　2.1 增強(qiáng)人事檔案管理的意識(shí)

　　人事檔案管理是一項(xiàng)重要的工作，它不僅需要從事人員積極地工作，還需要先關(guān)部門的大力支持。在軟硬件配備方面，人事檔案館應(yīng)該作為重要的基礎(chǔ)工作得到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)部門的關(guān)注，為人事檔案館工作提供必要的人力和物力的支持。配備相關(guān)的工作設(shè)備與專業(yè)人員，為人事檔案管理提供良好的工作條件。

　　同時(shí)， 檔案管理工作人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)， 要具有奉獻(xiàn)精神， 勤勤懇懇， 兢兢業(yè)業(yè)， 切實(shí)提高自身素質(zhì)和工作水平。找準(zhǔn)檔案工作的切入點(diǎn)， 把人事檔案工作延伸到工作內(nèi)部，積極探索人事檔案發(fā)展管理的新途徑和新方式[2] .

　　2.2 提高人事檔案的利用價(jià)值

　　人事檔案管理的利用價(jià)值通過為使用者提供有效準(zhǔn)確、多層次多方位的信息資源而體現(xiàn)出來。這就要求檔案管理者對(duì)檔案記錄內(nèi)容進(jìn)行有效的整合，保證人事信息的完整性以及條理性。對(duì)各類信息進(jìn)行有效分類，可以為使用者提供不同類型的人員資料狀況。突出檔案人員信息的績(jī)效考核、人力資源管理的作用。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)隨時(shí)對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新。充分發(fā)揮管理軟件靈活快捷強(qiáng)大的統(tǒng)計(jì)、查詢功能， 提高人事數(shù)據(jù)的查看和查詢速度， 并定期就年齡、學(xué)歷、專業(yè)、職稱、職務(wù)、專業(yè)培訓(xùn)、各種專業(yè)技能人才等進(jìn)行分析、匯總、統(tǒng)計(jì)[3].

　　人事檔案管理者工作還應(yīng)該做好信息保密與信息使用之間的關(guān)系。一方面保證人事檔案資料的安全性，同時(shí)也要提供相應(yīng)的信息服務(wù)。在保護(hù)的同時(shí)提高檔案信息的利用效率。

　　2.3 建立完善的人事檔案管理制度

　　完善規(guī)章制度是人事檔案工作健康發(fā)展的重要保證。在新形勢(shì)下， 為推動(dòng)人事檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程，人事檔案工作要吸取以前的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)， 繼承和發(fā)揚(yáng)原來的規(guī)章制度中的科學(xué)合理部分， 結(jié)合實(shí)際， 建立一整套全新的合理統(tǒng)一的人事檔案管理工作模式， 同時(shí)健全人事檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度， 一手抓目標(biāo)建立， 一手抓制度落實(shí)。把重點(diǎn)放到制度落實(shí)上， 采取有效措施逐級(jí)抓制度落實(shí)[4].人事檔案管理工作需要進(jìn)一步明確分工，保障具體的檔案工作有序進(jìn)行。根據(jù)各部門的實(shí)際情況和特點(diǎn)制定不同的檔案管理制度。

　　2.4 加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)管理建設(shè)

　　計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速普及改變了傳統(tǒng)的信息管理方式。人事檔案管理引入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也是新形勢(shì)下人事檔案管理的要求�，F(xiàn)代化的人事檔案管理要求采用高效的計(jì)算機(jī)管理模式，建立科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)。人事檔案的信息來源以及組織方法也必須不斷拓寬，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)具有高速、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，對(duì)提高人事檔案管理工作的效率有極大幫助。因此，人事檔案管理必須與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)相結(jié)合，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的推動(dòng)作用。

　　2.5 加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

　　人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)主要體現(xiàn)在提高從事人員的素質(zhì)上。一方面，要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人事檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)。從業(yè)人員的素質(zhì)水平直接決定著人事檔案館工作的水平。人事檔案管理人員需要接受教育的學(xué)習(xí)觀， 通過專業(yè)培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)、參加學(xué)術(shù)交流活動(dòng)等方式，努力鉆研業(yè)務(wù)、不斷拓寬知識(shí)面、提高知識(shí)層次， 不斷提高自身素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)水平。在實(shí)踐工作中，要善于運(yùn)用先進(jìn)的管理技術(shù)和方法，提高工作質(zhì)量。人事檔案管理人員還應(yīng)該學(xué)會(huì)打破傳統(tǒng)的檔案管理思維，積極提供主動(dòng)服務(wù)，以適應(yīng)新形勢(shì)下人事檔案管理工作的需要。同時(shí)，人事檔案管理人員要樹立責(zé)任意識(shí)、奉獻(xiàn)意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、保密意識(shí)，增強(qiáng)做好人事檔案工作的責(zé)任心和使命感， 盡職盡責(zé)管好用好人事檔案。

　　另一方面，要加強(qiáng)對(duì)優(yōu)秀的具有專業(yè)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)的人才引入。為人事檔案館工作提供充足的人力支持，保持管理工作的創(chuàng)新性預(yù)先進(jìn)性，為人事檔案管理工作不斷注入新的血液。

　　新時(shí)期人事檔案管理工作需要與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)步。人事檔案管理者以及相關(guān)部門必須協(xié)調(diào)一致，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理工作的重要性。開拓思維，加強(qiáng)人事檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)與從事隊(duì)伍建設(shè)。通過科學(xué)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)提高人事檔案管理工作的效率，提高人事檔案信息的利用效率，將人事檔案管理工作不斷推向新的發(fā)展。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1] 中共山東省委組織部干部調(diào)配處。 干部人事檔案工作問答[M]. 濟(jì)南： 山東人民出版社， 1996： 231.

　　[2] 黃雄。 事業(yè)單位改革與人事檔案管理創(chuàng)新[ J] . 中共福建省委黨校學(xué)報(bào)， 2003 （5） ： 26 - 28.

　　[3] 董麗華。對(duì)國(guó)企人事檔案管理與利用的幾點(diǎn)建議。山西檔案[J].2008（2）：35-36.

　　[4] 陳萍。 談干部人事檔案工作的發(fā)展策略[ J] . 蘭臺(tái)世界， 2007（4） ： 19 - 20.