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高效人士的秘訣：懂得“忽略”才能真正效率爆棚

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小精靈12

中人網(wǎng)

2019-02-11 09:39:06

一個接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合伙人，我們討論的事情中，有一項就是如何在有限時間里有效應對高強度任務——客戶想要和他約時間；合伙人和其他員工需要他排憂解難，處理爭端；這些人還對他的...

一個接受我輔導的客戶是一家大型律師事務所的管理合伙人，我們討論的事情中，有一項就是如何在有限時間里有效應對高強度任務——客戶想要和他約時間；合伙人和其他員工需要他排憂解難，處理爭端；這些人還對他的郵箱“狂轟濫炸”；任務清單沒有到頭的時候。

當我們沒有足夠時間完成所要求任務時，常被建議說應該“分出輕重緩急”，好像這是解決問題的萬靈咒。但在幫助客戶解決和管理工作流程問題的過程中，我發(fā)現(xiàn)分出緩急的方式收效甚微，部分原因在于做起來太容易。我們先來下個定義：分出緩急是給事務分等級的過程，比如占用我們時間的人，任務清單上的內(nèi)容，收件箱里的郵件等等，要把他們按重要性排列。雖然有時會難下判斷，但大多數(shù)情況下只是直接依靠感覺做出排列。當看到會議請求，任務清單，或是一封郵件，我們直覺上就知道這是否重要，然后我們就可以把不同的事情進行比較，并排好次序。

問題來了。排完優(yōu)先級后，我們還是按照時間和精力充裕的情況來著手處理，而且我們會把不那么重要的事項放到“以后”來做。但是從來沒有所謂的“以后”。未完成清單從來沒有盡頭。

我們的時間和精力都是有限資源。一旦我們的職業(yè)生涯進入某個階段，我們所擔負的責任讓我們永遠無法滿足所有要求，不管我們加多久班，干得多賣力。想要見我們的人從門外排到了街上，任務清單長得拖了地，收件箱從來沒有空的時候。

我們許多人犯的錯誤是幻想我們可以把門檻一降再降——工作更賣力，加班時間更長，用“更聰明”（不管到底怎么個聰明法）的方式工作，希望有一天能把清單上的事情都做完，但到頭來是一場空。

關(guān)鍵在于，分出緩急是必要但不充分。重點在下一步，鑒別歸類。處理突發(fā)事件的醫(yī)務人員必須判斷哪些患者需要立即處理，哪些可以等一等，哪些根本無需治療，還有哪些已經(jīng)沒救了。對我們普通人來說，鑒別歸類意味著不要只關(guān)注最重要的項，而把不那么重要的事情放到“以后”來做，而是設(shè)下需要處理事項的臨界標準，主動忽略那些不達標的大量事務。

第一步要把事物重新組織一下。把滿滿的收件箱、沒做完的工作清單，還有排在門外的失望人群視作自身工作失誤，這沒有任何幫助。這種觀點可能推動我們更努力工作，希望有一天能完成任務，但這是無用功。因為在職業(yè)的某一個階段，不管我們?nèi)绾瓮渡硎聵I(yè)，我們所面臨的潛在挑戰(zhàn)總是超出我們能力所及。所以，收件箱、工作清單還有排隊的人群恰恰是成功標志，證明人們需要我們的時間和關(guān)注。最終的勝利不是贏得一場戰(zhàn)斗，而是贏得一場戰(zhàn)爭：不是處理完收件箱，而是處理完收件箱里所有重要信息；不是完成清單上的所有事項，而是完成清單上全部重要事項；不是處理完所有排隊人群的問題，而是把真正重要人物的問題處理完。

下一步就是停止使用錯誤工具。我們在“時間管理”和“個人生產(chǎn)力”上面花了太多精力。雖然這些努力從戰(zhàn)術(shù)上有效，但在戰(zhàn)略上進行鑒別歸類時就沒用了。記�。喝蝿詹皇且谐銮鍐�，而是決定哪些可以刪除，并且堅持執(zhí)行。

最后，我們需要解決鑒別歸類所涉及到的情感問題，因為這不僅僅是個認知過程。

主動忽略一些事情、拒絕一些人會產(chǎn)生一系列情緒問題，極大影響我們的選擇和行為。這正是鑒別歸類方法的困難之處，但只有我們關(guān)注它的情緒維度，我們通過基本理性干預來控制工作流程的努力才會奏效。

這個過程可能當下就在發(fā)生。當你剛讀到上面說的“不是真正重要人物”時，很可能會退縮，覺得這也太無情了。我讀到這里時也打退堂鼓，而且這還是我自己寫的！這個反應可以理解，也正解釋了為什么我們會在那些不值得的人身上花費時間和注意力。在有效進行鑒別歸類和成為“混蛋”之間僅有一線之隔，我們中的許多人生怕跨過這條線，寧可離這條線遠遠的。

要進行有效鑒別分類，須加強管理這些擔憂和其他相關(guān)情緒的能力（是管理，而不是壓抑）。正如南加州大學的神經(jīng)學家安東尼奧。達馬西奧（Antonio Damasio）所寫的，情緒會“產(chǎn)生對于目標事實的偏見，甚至干擾做決策的支持機制，從而影響有效決策的制定。”

但這正是我們在主動忽略一些事物時所發(fā)生的。處在鑒別歸類核心的決定會產(chǎn)生我們無法完全駕馭的情緒。

當我們面對無法完成的工作要求時，我們會感到焦慮、害怕、忿忿不平甚至惱羞成怒。但是我們常常沒有充分意識或者接觸到這些情緒，以便對其有效利用。它們是我們潛意識產(chǎn)生的，無可避免地影響我們的行為，但很多情況下，尤其是在面對壓力時，我們無法意識到這種影響，失去了做出最佳選擇的機會。

加強情緒管理是一個復雜的任務，但是我們可以采取以下步驟進行：

調(diào)整思維模式來體現(xiàn)情緒的重要性，以及情緒在理智思考和決策制定時的作用。我們的觀念會影響我們的體驗。

更關(guān)心自己的身體。定期運動，保持充足睡眠已被證明可以提高我們感知和控制情緒的能力。

參與一些需要專注力的日常事務。冥想，寫作，和其他反饋性的活動能夠加強我們控制思想的能力，幫助我們更敏銳地感知情緒，并對我們的經(jīng)歷形成新的看法，從而幫助我們理解情緒的含義。

增加我們描述情緒的詞匯量。擴大詞匯量來描述自己的情緒，不但能幫助我們更好地與他人交流，也幫助我們更好了解自我。

我們的最終目標是通過不舒適的方式來變得更舒適，要能意識到對事務進行鑒別歸類會產(chǎn)生困難情緒。這樣我們就能面對沒完沒了的任務清單，爆滿的收件箱，還有排隊想要獲得我們關(guān)注的人們，和善但是堅定地對其說“不”。

來源： HBR-China 哈佛商業(yè)評論

艾德·巴蒂斯塔（Ed Batista）| 文

艾德·巴蒂斯塔是斯坦福大學商學院教授。

譯言網(wǎng)網(wǎng)友 dbqueen | 譯

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